会議が長い!無駄を削減し30分で終わらせる効率的な進め方

「会議が長引いてうんざりだ…」

あなたの会社はミーティングで無駄な時間を使っていませんか?また、会議の時間を短縮する工夫はできていますか?

会議を効率化し生産性を上げる3つのルール

①時間管理のための司会を設ける

そもそも、なぜ会議をしなければならないのでしょうか?

決定事項があるから会議をするのであって、会議自体に生産性はまったくありません。会議室に四六時中こもって頭をひねっていれば、勝手に売上は上がるでしょうか?会議をした後のアクションがあって初めて成果は生まれます。

しかも、会社の人間が働く時間は有限であって、1分1秒ごとに人件費は発生しています。1円にもならない会議が長引くことは、ただ人件費を浪費しているにすぎません。会議は本来短ければ短いほど良いはずです。

例えば「A君のプランとB君のプランどちらでいくべきか?」という議題で会議をする場合、同じ答えなら1秒でも早く結論を出し、プランの実行に移った方が理想的ですよね。1週間かけて決める会社と1時間で決めてしまう会社、どちらの方がより成長スピードが早いでしょうか?

ファシリテーター(司会)を設けて会議の時間管理をすること。時間を意識するだけで、会議の効率はどんどん良くなっていきます。

②決定事項の優先順位を社内で統一

今年の社員旅行を決める会議を想像してみてください。参加者が理想の旅行プランと予算案を持ってきて、会議をしたものの一向に決まりません。

A君「今年は社員全員で世界一周旅行をしよう。予算は1億円だ」
B君「いやいや、今年は会社から3時間でいける○○温泉がいい。予算は100万円で済む」

お互い水掛け論で一向に会議が進まない…なんて経験ありませんか?この会議のどこに問題があるかわかりますか?

問題なのは「予算を優先するべきか?それとも内容を優先するべきか?」があらかじめ参加者で統一されていないことです。一方を取ればもう一方を失うのは必然です。捨てる事ができない会議は一向にすすみません。

「その会議で一番最初に決める項目は何か?」それを参加者全員で統一することから会議を始めましょう。

③報告は一切禁止。会議の前に共有

会議でよくある大きな間違いが「会議=報告会」になってしまうこと。会議の本来の目的は、議題(まだ決定していないこと)に対して結論を出すことです。すなわち「未来」に対する決定事項を扱うべきです。

一方、報告会は「過去」の事象を整理したり、共有すること。過去の出来事は参加者の時間を割いて集まらなくても、事前に共有できますよね?あなたの会社では「○○事業部の進捗は~です。以上…」といったような、すでに終わった事の報告会をしてしまっていませんか?

「未来に対するアクション」にのみ議題を絞ること。無駄なプロセスを省くことで大幅な会議の時間短縮につながるでしょう。

 

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